Скасування обов'язкових актів у 2026 році: інструкція з переходу на інвойси

З 1 березня 2026 року в Україні офіційно змінено підхід до документування послуг та робіт. Тепер бізнес може відмовитися від стосів паперових (або навіть електронних) актів, що потребували підписів обох сторін.

Що саме змінив Закон №14023?

Основна зміна внесена до ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Раніше акт був фактично єдиним документом, що підтверджував факт здійснення операції. Тепер закон дає бізнесу право вибору.

Ключові нововведення:

1. Акти більше не обов’язкові: Ви можете продовжувати їх підписувати, якщо вам так зручно, але це більше не є вимогою закону для більшості безготівкових розрахунків.
2. Інвойс — це первинка: Правильно оформлений рахунок-фактура (інвойс), підписаний виконавцем, тепер є повноцінним первинним документом.
3. Принцип «мовчазної згоди»: Якщо клієнт оплатив рахунок або не надав обґрунтованих претензій у визначений термін, послуга вважається прийнятою.

Умови, за яких інвойс замінює акт

Щоб податкова не мала претензій, ваш інвойс має відповідати двом критеріям:

1. Наявність обов’язкових реквізитів: назва документа, дата, назва компанії, зміст операції, одиниця виміру, посади та підписи відповідальних осіб.
2. Підтвердження оплати: Самого факту виставлення рахунку недостатньо. Інвойс стає «первинкою» лише тоді, коли він оплачений (що підтверджується банківською випискою).

Важливо для договорів: Щоб перейти на безпаперову модель, ми рекомендуємо додати у ваші типові контракти пункт: «Сторони домовилися, що первинним документом, який підтверджує надання послуг, є рахунок-фактура (інвойс), оплата якого свідчить про прийняття послуг без зауважень».

Де акти все ще залишаються обов’язковими?

Закон передбачає винятки, де традиційний двосторонній підпис все ще потрібен:

1. Операції, що оплачуються за рахунок публічних (бюджетних) коштів.
2. Договори найму (оренди) державного або комунального майна.
3. Договори будівельного підряду (там акт за формою КБ-2в та КБ-3 залишається обов’язковим).

Переваги та ризики нової системи

Переваги: 
Економія часу: Не треба «бігати» за замовником за другим підписом. Автоматизація: Легше налаштувати регулярні платежі (subscriptions). Спрощення ЗЕД: Європейські партнери давно працюють без актів.

Ризики: Ризик неоплати: Якщо замовник не платить, інвойс не стає первинним документом автоматично.Податкові спори: Податкова може прискіпливіше перевіряти реальність операцій за інвойсами. Договірна робота: Потрібно переписати старі шаблони договорів.

Порада від юриста: Навіть якщо ви переходите на інвойси, не забувайте про сплату податків. Для ФОП 3 групи це як і раніше 5% від доходу + 5% Військового збору. Якщо ви працюєте з великими оборотами, подумайте про перехід з ФОП на ТОВ.

FAQ: Нові правила 2026 року

1. Чи потрібно підписувати інвойс у «Вчасно»?

Бажано. КЕП на інвойсі від виконавця — це додаткове підтвердження легальності операції.

2. Що вважати датою надання послуги за інвойсом?

Дату, зазначену в самому рахунку як дата надання послуг (або період), а не дату фактичного надходження грошей на рахунок.

3. Чи бачить банк, що я працюю без актів?

Так, але у 2026 році банки вже налаштували свій фінмоніторинг під нові правила і приймають інвойси як підставу для валютних та гривневих операцій.

4. Чи захищає інвойс у суді так само як акт?

Так, якщо в договорі прописано, що оплата інвойсу є акцептом послуг. Це особливо важливо в малозначних спорах.

5. Що робити, якщо клієнт оплатив, а потім каже, що послуга не надана?

Саме для цього важливо мати підписаний договір про надання послуг, де чітко прописані строки на оскарження.

Висновок:

Скасування обов’язкових актів у 2026 році — це великий крок назустріч бізнесу. Це спрощує життя ФОПам та ІТ-компаніям, але вимагає високої якості договірної роботи.

Хочете перейти на роботу без актів, але боїтеся зауважень податкової?