Військовий облік в ТОВ: як виконати всі вимоги законодавства та захистити бізнес від штрафів у 2026 році

Військовий облік на підприємстві у 2026 році остаточно перетворився з другорядної кадрової задачі на один із головних юридичних та безпекових викликів для керівництва. Епоха, коли за ігнорування військового обліку компанії відбувалися символічними штрафами, давно минула.

Юридичний офіс Ігоря Бондаренко допомагає бізнесу налагодити військовий облік з нуля, провести комплексний внутрішній аудит кадрових документів та підготуватися до планових чи позапланових перевірок.

Хто зобов’язаний вести військовий облік у 2026 році?

Законодавство України (зокрема, Порядок № 1487) не робить винятків для малого бізнесу. Якщо ви провели повноцінну реєстрацію ТОВ в Україні і у вас офіційно працевлаштований хоча б один військовозобов’язаний працівник (чоловіки віком від 18 до 60 років або жінки певних медичних/фармацевтичних спеціальностей) — ви зобов’язані вести військовий облік.

• Зверніть увагу на ФОП: Приватні підприємці за законом досі не мають обов’язку вести військовий облік своїх найманих працівників. 

Покроковий алгоритм організації обліку в ТОВ з нуля

Щоб побудувати систему, яка пройде будь-яку перевірку ТЦК, керівництво компанії має виконати такі кроки:

1. Призначення відповідальної особи: Директор має видати наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку (зазвичай це HR, кадровик або бухгалтер). Залежно від кількості військовозобов’язаних у штаті, цій особі передбачається доплата до 50% посадового окладу.
2. Перевірка документів при наймі: Відтепер не можна приймати на роботу без актуального військово-облікового документа (це може бути посвідчення про приписку, військовий квиток або тимчасове посвідчення, у тому числі в електронній формі через застосунок «Резерв+»). Документ обов’язково має містити чинний QR-код та відмітку про взяття на облік.
3. Формування Списків персонального військового обліку: Щороку до 25 січня компанія зобов’язана складати та оновлювати Списки персонального військового обліку, розділені за чотирма групами (від військовозобов’язаних офіцерського складу до жінок-військовозобов’язаних).
4. Повідомлення ТЦК про кадрові зміни: У вас є всього 7 днів з моменту підписання наказу про прийняття на роботу або звільнення працівника, щоб надіслати відповідне повідомлення до ТЦК та СП за місцем реєстрації компанії та за місцем проживання самого співробітника.

ТЦК надіслав на адресу вашого ТОВ розпорядження про оповіщення працівників, а ви не знаєте, як правильно скласти наказ та зафіксувати відмову від підпису? Отримайте термінову консультацію нашого профільного юриста.

Критичні ризики та штрафи для бізнесу у 2026 році

Порушення правил військового обліку тягне за собою серйозну адміністративну відповідальність за ст. 210-1 КУпАП (порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію).

1. Розмір штрафів: Наразі штраф за ведення обліку із порушеннями або за недопуск перевірки ТЦК для юридичних осіб складає від 34 000 до 51 000 гривень.
2. Персональна відповідальність: Штраф накладається безпосередньо на керівника ТОВ (директора) або на особу, яка призначена відповідальною за облік за наказом.
3. Принцип кумулятивності: ТЦК намагається трактувати кожне неподане повідомлення про окремого працівника як окреме правопорушення. Якщо на підприємстві не вели облік щодо 10 людей, сума штрафів може вирости пропорційно.

Прямий зв’язок: Військовий облік та Бронювання працівників

Найголовніший стимул для наведення ладу в кадрових документах у 2026 році — це можливість зберегти ключових спеціалістів компанії. Отримати статус критично важливого підприємства та запустити бронювання працівників ТОВ неможливо, якщо на підприємстві відсутній стовідсотково правильний військовий облік.

Міністерство економіки та Мінцифри під час погодження списків на бронювання через портал «Дія» автоматично звіряють дані з реєстром «Оберіг». Якщо хоча б один документ співробітника застарів чи не внесений до бази вашим кадровиком, система видасть автоматичну відмову в бронюванні для всієї компанії.

Ваше ТОВ подає документи на визнання критично важливим, і ви хочете переконатися, що внутрішній військовий облік не стане причиною відмови Міністерства? Наша команда проведе швидкий та конфіденційний експрес-аудит ваших кадрових списків.

FAQ: Що найчастіше запитують директори комерційних компаній

1. Чи потрібно вести військовий облік тих, хто працює дистанційно або за кордоном? Так. Якщо з працівником укладено офіційний трудовий договір (контракт) у ТОВ, форма його роботи (дистанційна, надомна) чи фізичне перебування за кордоном не звільняють підприємство від обов’язку включати його до списків персонального військового обліку.

2. Що робити, якщо працівник відмовляється надати свій військовий квиток? Ви не маєте права допустити його до роботи. Приймати на роботу кандидата без військово-облікового документа — це гарантований штраф для директора під час першої перевірки ТЦК. Якщо чинний працівник відмовляється надати документи для актуалізації Списків, керівник має видати письмове розпорядження, а у разі невиконання — зафіксувати це актом, що стане підставою для відсторонення від роботи або захисту директора перед інспекторами.

3. Як часто ТЦК проводить планові перевірки підприємств? Планові перевірки стану ведення військового обліку проводяться щороку відповідно до затверджених розпоряджень голів місцевих державних адміністрацій. Про запуск такої перевірки підприємство зазвичай сповіщають заздалегідь (не пізніше ніж за 10 днів до її початку).

4. Чи звільняються від обліку компанії, де працюють лише жінки? ТОВ зобов’язане вести облік жінок лише у випадку, якщо вони здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю та мають дійсний військово-обліковий документ. Щодо інших працівниць облік не ведеться.

5. Що робити, якщо відповідальний за військовий облік працівник звільняється? Необхідно негайно (у день звільнення) видати наказ про покладання обов’язків на іншу особу та у 7-денний строк повідомити про це ТЦК, надіславши оновлену картку підприємства.

Висновок

Військовий облік у ТОВ — це жорстка реальність правового поля України. Спроби ігнорувати цю вимогу або вести її «для галочки» за допомогою застарілих журналів із інтернету неминуче призведуть до фінансових втрат бізнесу та зриву планів із бронювання команди.

Юридичний офіс Ігоря Бондаренко пропонує комплексне вирішення цього питання: ми проведемо аудит поточної кадрової документації, розробимо повний пакет наказів, журналів та інструкцій під специфіку вашого ТОВ, налагодимо комунікацію з ТЦК та СП і забезпечимо супровід процедури бронювання під ключ.

Захистіть свій бізнес та керівництво від адміністративного тиску. Оберіть зручний для вас варіант зв’язку для початку співпраці: