Як правильно оформити договори з постачальниками, щоб не залишитись без товару?

Оформлення договорів з постачальниками є ключовим етапом у веденні бізнесу, оскільки від цього залежить своєчасне отримання товарів та уникнення ризиків, пов’язаних із невиконанням зобов’язань зі сторони контрагента. Щоб забезпечити стабільність поставок і мінімізувати можливі втрати, важливо правильно скласти договір та супутню документацію.

Першим етапом відповідно є складення договору поставки. Зазначений договір окрім його предмету має містити наступні істотні умови:

По-перше, порядок формування замовлення. Наприклад, це допоможе уникнути ситуацій, коли сторони домовлялись про поставку одного товару, а по факту було поставлено вже зовсім інший товар. З метою коректного формулювання переліку товарів, що будуть поставлятися у партії - сторони можуть укласти Специфікацію, як окремий документ, який міститиме перелік, вартість, кількість товару, строки та способи його поставки. Укладення Специфікації є механізмом, який дійсно зможе зафіксувати, що саме і на яких умовах буде поставлятися.

Звісно, Сторони можуть формувати замовлення і усно, і в електронному листуванні, проте зазначені способи закріплення замовлення є ризикованими, оскільки не закріплюють чітко ті критерії, що закріплюються сторонами у специфікації.

По-друге, коректне оформлення додатків. Сторони можуть закріпити додатком до договору певні додаткові вимоги до товару: прайс-лист з ціною, додаток з обов’язковими вимогами, що мають бути дотримані постачальником під час транспортування товару (наприклад, вимоги до ємностей чи температурного режиму), додаток з гарантіями щодо якості товару. Зазначені додатки врегулюють окремі аспекти співпраці між сторонами.

По-третє, порядок приймання товару. Найважливішим під час поставки товару є його коректне прийняття. Так, щоб задокументувати прийняття товару, сторони повинні підписати один з двох документів: видаткова накладна або акт приймання-передачі товару. Зазначені документи підтвердять факт того, що постачальник поставив товар, а замовник його прийняв.

Проте що робити у ситуації, коли фактично поставлений товар не відповідає замовленню (специфікації)? В такому випадку доцільним є закріплення у договорі чіткого порядку прийняття товару у разі виявлення відповідних обставин. Наприклад, доцільним є прописати положення про те, що якщо товар поставлений не у повному обсязі, то сторони разом складають Акт приймання-передачі товару з застереженням про відповідну недопоставку товару.

Таким чином, важливо чітко закріпити, що саме не відповідає умовах замовлення: якщо товар поставлено не в повному обсязі - зазначаємо фактичну кількість поставленого товару та розбіжність з замовленням; якщо товар неналежної якості - зазначаємо відповідний факт і описуємо, що саме не відповідає замовленню. В таких випадках рекомендуємо, крім документування таких фактів, додатково робити фото або відеофіксацію виявлених невідповідностей, що допоможе у майбутньому довести свою позицію.

Зазначені поради допоможуть Вам під час формування договору поставки, що працюватиме на Вас.

Якщо хочете отримати більше інформації про укладання договорів, дивіться наше відео на YouTube “Договори в бізнесі: як уникнути ризиків та захистити свої інтереси”